Como el archivado del correo electronico mejora las practicas de ciberseguridad

El archivado de correo electrónico se está convirtiendo rápidamente en una herramienta imprescindible para las organizaciones que desean mantener los más altos niveles de ciberseguridad.

Al conservar los correos electrónicos en un archivo digital seguro, las organizaciones pueden proteger mejor sus valiosos datos y mitigar los riesgos que plantean los ciberdelincuentes.

Exploremos por qué el archivado del correo electrónico es crucial para mantener unas prácticas óptimas de ciberseguridad.

Los fundamentos del archivado de correos electrónicos

El archivado de correos electrónicos es el proceso de almacenar correos electrónicos en un archivo digital seguro para futuras consultas. Los correos electrónicos archivados se conservan indefinidamente, por lo que están disponibles para su revisión en cualquier momento.

Esto puede ayudar a las organizaciones a mantenerse organizadas y cumplir con los requisitos normativos, al tiempo que proporciona una valiosa herramienta para investigar posibles amenazas a la seguridad o violaciones de datos. Además, reduce el riesgo de pérdida de datos por fallos del hardware o errores del usuario.

El archivado del correo electrónico es cada vez más importante para las empresas, ya que a menudo se utiliza como documentación informal y, en ocasiones, incluso como registro legal de conversaciones. Al archivar correos electrónicos, las empresas acceden a un repositorio seguro para almacenar información importante. De este modo, las empresas están mejor preparadas para responder a las consultas de los clientes o cumplir con los requisitos legales.

Además, el archivado del correo electrónico ayuda a mejorar el seguimiento de los mensajes, la capacidad de búsqueda, los procesos de copia de seguridad, las políticas de seguridad y el rendimiento del servidor.

Seguridad y cumplimiento mejorados

Cuando se trata de ciberseguridad, el archivado del correo electrónico proporciona una capa adicional de protección contra intrusiones e intentos de acceso no autorizados. También garantiza que los correos electrónicos se almacenan de forma segura y cifrada, lo que los hace menos vulnerables a la manipulación o el robo por parte de agentes malintencionados.

Además, el archivado del correo electrónico facilita a las organizaciones el cumplimiento de normativas como:

• HIPAA: La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico es una ley federal que protege la privacidad de la información sanitaria de los pacientes.
• GDPR: El Reglamento General de Protección de Datos es una ley de la Unión Europea que regula el tratamiento de datos personales por parte de las empresas.

• FISMA: La Ley Federal de Gestión de la Seguridad de la Información es una ley de EE. UU. que obliga a las agencias federales a implantar controles de seguridad para proteger sus sistemas de información.

• SOX: La Ley Sarbanes-Oxley es una ley de EE.La Ley Sarbanes-Oxley es una ley estadounidense que impone requisitos de información financiera y gobierno corporativo a las empresas públicas.

• Regla 17a-4(f) de FINRA: La Regla 17a-4(f) de FINRA exige a los agentes de bolsa mantener registros de comunicaciones electrónicas en un formato accesible.

Capacidades de búsqueda mejoradas

Contar con una copia archivada de cada correo electrónico enviado o recibido también facilita la búsqueda de información cuando se necesita.

Con las funciones de búsqueda avanzada, como la indexación por palabras clave y el etiquetado, los usuarios pueden localizar rápidamente mensajes específicos sin tener que desplazarse manualmente por sus bandejas de entrada o archivos.

Como los mensajes de correo electrónico se almacenan en una base de datos indexada en lugar de en archivos individuales en el disco duro de un ordenador, puede acceder a ellos de forma remota con una conexión a Internet, lo que hace que la colaboración sea sencilla y eficaz.

Establece prácticas adecuadas de archivado del correo electrónico

Dedicar un tiempo a la semana para revisar los correos electrónicos y archivarlos en carpetas específicas ayuda a mantener una bandeja de entrada organizada.

Además, tener una nomenclatura clara para las carpetas archivadas ayuda a encontrar rápidamente los correos electrónicos cuando se necesitan. Si los correos electrónicos contienen información o datos confidenciales, debe ser prioritario asegurarse de que se almacenan de forma segura con las medidas de copia de seguridad adecuadas.

Establecer prácticas eficientes de archivado del correo electrónico le ahorrará tiempo y le ayudará a mantener su bandeja de entrada despejada a largo plazo.

Fin de todo

Aunque el archivado del correo electrónico pueda parecer un molesto paso adicional en sus prácticas de ciberseguridad, es una herramienta valiosa que puede proteger a su organización de filtraciones de datos, responsabilidades legales y mucho más.

Asegurándose de que todos los correos electrónicos se archivan adecuadamente, puede estar seguro de que las comunicaciones de su organización son seguras.