Como gestionar los cambios forzados en el BOQ de un proyecto por parte del cliente durante una licitacion

Es frustrante que los clientes envíen cambios repentinos en el alcance de la lista de materiales en medio de la licitación. Esto retrasa los plazos y supone más gastos, por no insistir demasiado en este punto. Pero, ¿cómo evitar estas trampas para minimizar la pérdida del trabajo que ya se ha completado?

La fase de cambio

El cliente le notifica que hay un cambio en la lista de cantidades y ahora tiene que ocuparse de él. En muchos casos, la lista de cantidades incluye miles de filas y nueva documentación del diseño del proyecto.

Esta puede ser una tarea difícil, ya que debe asegurarse de que los cambios no afecten negativamente al presupuesto o al calendario del proyecto. Sin embargo, es importante recordar que el cliente siempre tiene razón. Por lo tanto, debes hacer todo lo posible para adaptarte a sus necesidades.

Como la mayor parte del trabajo que se realiza hoy en día se hace manualmente utilizando hojas de Excel con fórmulas de cálculo de estimaciones, lleva tiempo y provoca errores.

Lo que hay que saber hacer es, en primer lugar:

1. Entender qué cambios se han hecho y dónde en la nueva versión de la lista de materiales.
2. Debe continuar el presupuesto desde el mismo punto para las líneas de la lista de materiales que no cambiaron.
3. Debe dirigir los cambios a los subcontratistas con precisión y sin retrasos.

Herramientas para gestionar los cambios

Cuando se trata de cambios forzados en la lista de cantidades o en el alcance de un proyecto, es importante contar con las herramientas adecuadas para gestionarlos. He aquí algunas cosas a tener en cuenta:

1. La documentación es clave. Asegúrese de tener un documento de alcance del proyecto claro y actualizado que describa el trabajo a realizar. Esto le ayudará a evitar que el alcance se desborde y otros problemas en el futuro.
2. El software de estimación de la construcción puede ser un activo valioso. Este tipo de software puede ayudarle a gestionar fácilmente los cambios, comparar versiones, comunicarse con las partes interesadas y obtener aprobaciones.
3. Esté preparado para negociar. Si un cliente quiere hacer un cambio que tendrá un impacto significativo en el proyecto, esté preparado para negociar cosas como el precio, el calendario y el alcance.

Siguiendo estos consejos, estará mejor equipado para manejar los cambios forzados en la lista de cantidades o el alcance de su proyecto.

Su enfoque con los clientes respecto a los cambios

Hay varios enfoques que puede adoptar cuando se trata de gestionar los cambios forzados en la lista de materiales o el alcance de un proyecto por parte del cliente durante el proceso de licitación. Lo más importante es mantener la profesionalidad y las líneas de comunicación abiertas con el cliente.

Un enfoque es que puedes pedir un plazo más largo para la presentación de la oferta porque implica mucho trabajo y necesitas más tiempo. El segundo enfoque es que, si no puedes cumplir el plazo, puedes notificar al cliente que no vas a poder hacerlo y es él quien debe decidir si hace cambios en los plazos o te excluye de la licitación.

Sea cual sea el enfoque que adoptes, es importante recordar que, al final, tu objetivo es ganar la licitación y ganarla de la forma más rentable.

Conclusión

Desgraciadamente, es una práctica bastante común en el sector de la construcción que el alcance del proyecto cambie durante la licitación, y es un reto gestionar estos cambios si no se está preparado para ello. Lo más importante es asegurarse de que puede analizar todos los cambios y tener un plan para gestionar estos cambios de la manera más eficiente. Recuerda que sigues teniendo el control del proyecto y que, en última instancia, depende de ti cómo proceder. Con un poco de planificación y previsión, debería ser capaz de sortear con éxito cualquier cambio forzado en el alcance por parte del cliente.

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